Sintesis

SÍNTESIS DE LAS TAREAS (AGRUPACIÓN DE LAS TAREAS ) La síntesis de las tareas es la agrupación de las tareas parciales definidas anteriormente en grupos de actividades (configurando un puesto de trabajo) y su asignación a los sujetos de la organización. Definición de puesto de trabajo: Un puesto surge por la asignación de un grupo de tareas (generalmente interconectadas) a un individuo/os, que deberá ejecutarlas y al que se suministran las informaciones y medios requeridos para cumplir dichas tareas. El puesto no es definido ni en relación al lugar o al espacio. CONCEPTOS PREVIOS: 1. Competencia de decisión: se denomina derecho a la decisión la legitimación de la organización a un puesto cuya decisión es premisa vinculante de las decisiones de otros. ( las decisiones de los otros deben someterse al visto bueno del puesto que tiene la competencia de decisión) Este derecho se ejerce: - internamente: legitimación a asumir y ejercer tareas de dirección - Externamente: legitimación para representar a la empresa, pudiendo firmar contratos, estableciendo obligaciones con terceros…. 2. Competencia de mando: se denomina derecho a dar órdenes la legitimación institucional para poder comunicar con otros puestos imponiéndoles determinados tipos de acciones a realizar u omitir. Se divide en : - Competencias de mando especializadas: implica la legitimación para poder impartir órdenes sobre las acciones a emprender y la forma de realizarlas para el mejor cumplimiento de las tareas del subordinado. - Competencias disciplinares: implican la legitimación para poder emprender medidas de política personal contra otros puestos, o para alabar y premiar la conducta de las personas que los desempeñan. 3. Responsabilidad: obligación de rendir cuentas sobre la forma y modo, así como sobre los resultados de las decisiones tomadas. Puede ser: - Responsabilidad personal: obligación de rendir cuentas sobre la propia actividad - Responsabilidad sobre otros: obligación de rendir cuentas sobre la actividad de otros, subordinados. Tipos de puestos de trabajo: - en función de los sujetos**:** o  Puesto de trabajo individual: el desempeño de la tarea está encomendado a un solo trabajador. o  Puesto de trabajo en grupo: las tareas son desempeñadas por varios. - **en función de su ordenación jerárquica:** o  puestos de dirección §  Puestos de mando: individual, colegial §  Puestos auxiliares: de ejecución, de staff o  puestos de ejecución **Puesto de mando individual o de dirección o de línea**: Son puestos de competencia sobre decisiones ajenas. Estos puestos pueden tomar decisiones que vinculan las decisiones de otros puestos. El derecho a decidir sobre otros puestos origina el derecho a dar órdenes Responsabilidad del puesto de dirección: El sujeto responsable de un puesto de dirección puede ser llamado a rendir cuentas (será responsable) sobre las acciones u omisiones de sus subordinados. Pero esta responsabilidad sólo existe en la medida que el sujeto del puesto de dirección haya descuidado u omitido sus tareas de selección, dirección, información y control sobre el puesto subordinado. Asimismo el sujeto de un puesto de dirección tiene “derecho a exigir responsabilidades” a sus colaboradores. Características de un puesto de dirección: - Decisión sobre otros - Derecho a impartir órdenes - Control de otros - Derecho a exigir responsabilidades El puesto de dirección sólo puede ser desempeñado por una persona. **Grupos colegiados de dirección**: Las tareas y decisiones de dirección son desempeñadas por varios puestos o sujetos. Este tipo de dirección presenta problemas a la hora de la toma de decisiones. Se emplean en organizaciones de un grado muy elevado de complejidad. **Puestos auxiliares de dirección**: se caracterizan por asumir tareas de apoyo a los puestos de decisiones de mando. 1. **Puestos staff**: ayudan sobre todo en la preparación de la toma de decisiones. Un sujeto staff posee el derecho de imponer su opinión de experto sobre otros colaboradores dentro de una unidad organizativa ( departamento) de staff, o sobre otro puesto staff de nivel inferior jerárquico. 2. **Puestos de servicio**: ayudan suministrando y elaborando informaciones para la decisión. Un puesto de servicio se constituye cuando poseen el derecho de imponer su parecer de especialista incluso ante otros puestos de línea de nivel inferior. Estos puestos asumen, pues, tareas de línea. **Puestos de ejecución o realización**: constituyen el nivel inferior de la jerarquía. Se caracterizan por no poder impartir instrucciones vinculantes a otros. - **en función de la configuración de los puestos**: o  **puestos personalizados**: se configuran los puestos adaptándose a las cualidades o capacidades de las personas. Lo importante es el factor “ser humano”, para la configuración del puesto tendremos en cuenta: §  las condiciones humanas del trabajo ( la ergonomía física, factores psicosociales…) §  las posibilidades de motivación ( motivación que proceda de la misma tarea, no motivaciones externas) Ventajas: - Aprovecha mejor las capacidades del personal existente - Motiva mejor si se adecuan bien las tareas a las capacidades e intereses - Crea menos problemas con sujetos difícilmente “encajables” en puestos normales. Se tiende a emplear esta solución donde se precisan cualificaciones escasas. Asimismo, donde estos sujetos tienen una cierta categoría jerárquica y es necesario realizar una redistribución de poder ( y no se quiere herir, ni perder las capacidades existentes de ciertas personas). También se utiliza cuando en la política de recursos humanos se busca mantener un alto nivel de satisfacción en el trabajo. o  **Puestos desvinculados de los elementos subjetivos**: Los puestos se configurar para cumplir las tareas necesarias para alcanzar los objetivos de la organización, y se estructuran de acuerdo a los “tipos” de capacidades profesionales normales. Ventajas: - Permiten una ocupación más fácil de puestos vacantes o nuevos - Exigen menos esfuerzo de reestructuración cuando se produce una vacante o hay que “reubicar” a un sujeto en otro puesto. o  **Puestos configurados en referencia a los medios a emplear:** los puestos se orientan a las características de los medios materiales. Por ejemplo, la informatización de la empresa ha hecho que los puestos se configuren de acuerdo con la exigencia de utilizar los mismos. Al mismo tiempo, para prevenir posibles daños, las nuevas tecnologías han provocado numerosas leyes de protección, que implican la creación de nuevos puestos para garantizar el cumplimiento de dichas normas. - **en función de las tareas predominantes**: o  ** puestos orientados a actividades: ** §  **Puestos orientados a la preparación de decisiones:** Dentro de la organización deben existir una serie de personas /puestos que preparen las decisiones que después aplicarán los puestos que tengan asignada esa competencia. Las actividades a realizar en la preparación de las decisiones serán: ** 1. **Aparición/Localización del problema de decisión ( puede proponer alguien la necesidad de tomar la decisión sobre cierto tema o bien ser una ioniciativa interna al propio puesto) ** 2. **Buscar informaciones para delimitar y precisar el problema. ** 3. **Desarrollar alternativas de solución. ** 4. **Evaluación de las soluciones. La preparación de las decisiones puede realizarse en puestos staff o en los mismos puestos directivos. §  **Puestos orientados a la toma de decisiones:** Básicamente los puestos directivos asumen las tareas de tomar las decisiones vinculantes para otros puestos. Pero es posible que también los puestos de ejecución asuman tareas de decisión. ( contrario a la organización científica del trabajo de Taylor) La asignación de ciertas tareas de decisión a un puesto depende de los siguientes factores: - Nivel de información del responsable del puesto, es decir, de lasa posibilidades y coste de obtener tales informaciones precisas para la decisión. - De la disponibilidad y capacidad de rendimiento del sujeto del puesto. - Del ámbito de las decisiones y su relevancia para el conjunto: puede tratarse de un ámbito limitado (grupo de trabajo, de un departamento…) - Del riesgo y oportunidades de la decisión (económicas, estratégicas, personales… ) y de la de parte de la empresa afectada. - Del horizonte temporal (corto, medio y largo plazo) de la decisión y sus efectos. - De la existencia o ausencia de unidades auxiliares ( staff de expertos..) - De la urgencia y apremio con que debe n tomarse las decisiones. En general se tiende a que las mas urgentes decisiones puedan tomarse de la forma más inmediata posible al hecho que origino tal toma de decisión. ( a niveles operativos bajos) - Del grado de complejidad, incertidumbre o determinación de la decisión. En los niveles superiores de la jerarquía las decisiones están menos determinadas, son más complejas que las tomadas a niveles de menor rango jerárquico. §  **Puestos con tareas de control:** Las tareas de control de una empresa abarcan las siguientes actividades. - La obtención de información sobre los resultados obtenidos en la realización de la planificación. ( Magnitud ES ) - La comparación de los datos contenidos en esas informaciones con los datos planificados, pero corregidos con lo que debería haberse obtenido en una situación óptima hipotética. Los controles de resultados permiten obtener información sobre el desarrollo real de la actividad y al mismo tiempo permite ir adaptándose a las posibles desviaciones que vayan apareciendo con respecto a lo planificado. o  **Puestos orientados a objetos:** Por ejemplo, una empresa de transporte puede establecer los puestos del departamento de tráfico por zonas: local, regional, peninsular, Baleares y Canarias y Ceuta y Melilla. Esta orientación a los objetos permite diferenciar: - Puestos orientados al producto y su elaboración ( compra de materiales, compra de vehículos) - Puestos orientados al cliente (fabricantes, grandes superficies, cliente doméstico…) - Puestos orientados según zonas geográficas. DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LOS PUESTOS La DESCRIPCIÓN de los puestos se orienta a hacer más transparente la organización de una empresa, facilitar mejor la orientación al personal sobre sus tareas, competencias y responsabilidades, para aumentar, así, la eficiencia del sistema organizacional. **Ventajas** de la descripción de los puestos: - Permiten al titular del puesto darse cuenta claramente de cuáles son sus objetivos, de lo que debe hacerse para alcanzarlos y de lo que se espera de él. - Indican para cada puesto qué tipo y grado de adiestramiento y formación son necesarias para desarrollar el trabajo y qué características debe tener el individuo para realizarlo con éxito. - Suministran una base exacta y objetiva para valorar el rendimiento y la capacidad de una persona respecto a lo que el trabajo requiere. Al mismo tiempo permite a la persona juzgar por sí misma si está a la altura de lo que el trabajo exige, cómo se desarrolla el trabajo y cuáles son los resultados. **Inconvenientes** de la descripción de los puestos: Junto a las ventajas enumeradas existen importantes inconvenientes, el principal, el **“mal”uso de las descripciones**, por ejemplo, pueden ofrecer un pretexto para no hacer nada más de lo indicado en la descripción, puede constituir un obstáculo para la asunción espontánea de responsabilidades que no figuran en la descripción…. Otro inconveniente es el **no conocimiento de las descripciones**, una vez redactadas y hechas públicas, en muchos casos, son consultadas solamente por los recién admitidos o son consultadas sólo en caso de conflictos de competencia. Por último hay que tener en cuenta el **gran coste** de elaborar las descripciones, junto con la constante necesidad de renovación, revisión y actualización. Existen distintas técnicas de descripción: - descripción formalizada de puestos - diagrama funcional El ANÁLISIS de los puestos de trabajo se orienta al análisis total del trabajo para poder evaluarlo y fijar su remuneración. Descripción formalizada de los puestos En la descripción de los puestos se prescinde de la persona o personas (con sus características individuales) que realicen las tareas asignadas a los puestos. Se consideran los siguientes aspectos: - Objetivos superiores - Tareas, competencias, responsabilidades - Relaciones de mando - Relaciones de información - Exigencias al sujeto, y pautas de evaluación del puesto. En la descripción se incluirán los siguientes aspectos: - **Designación del puesto**. Debe determinarse asimismo el departamento o área de la empresa ( p.ejplo: encargado de aprovisionamiento del sector B)  -  **Rango del sujeto que lo desempeña** ( encargado, jefe de sección, jefe de departamento) - **Jefe del sujeto responsable del puesto**: Aquí pueden darse dos casos: - Subordinación bajo un jefe en competencias técnicas y disciplinares - Subordinación bajo varios superiores (Sólo se denominarán los nombres de los puestos superiores, no los sujetos que los desempeñan. Por ejemplo, subordinado al jefe de sección en el departamento de compras) - **Colaboradores directamente subordinados** - **Relaciones de sustitución:** Debe indicarse qué puesto sustituirá a éste en el caso de vacante. - **Objetivos centrales del puesto:** debe describirse sólo la finalidad o tarea principal del puesto de forma global, breve y clara, sin entrar en las tareas parciales. Por ejemplo, “ debe procurar productos y servicios precisos en un sector, de forma que la empresa pueda ejercer su trabajo económicamente y con seguridad)  -  **Tareas parciales del puesto:** deben describirse todas las tareas del puesto.   -  **Competencias especiales del sujeto del puesto:** aquí deben resumirse todas las competencias que legitiman al sujeto del puesto a tomar decisiones en un ámbito superior al definido técnica y personalmente para el puesto.   -  **Información escrita del puesto:** Documentación, informes… generados por el puesto.   -  **Cooperación con otros puestos.**   -  **Perfil de exigencias al sujeto del puesto.**   -  Formación previa   -  Experiencia   -  Otras cualificaciones profesionales   -  Rasgos de carácter que indiquen la adecuación de un sujeto para el desempeño del puesto.  Ejemplo: Descripción del puesto: JEFE DE ADMINISTRACIÓN ( JA) //  Empleo  // // Tarea principal  // // Autoridad y responsabilidad  // // Posición en el escalafón  // // Especificación de las tareas  // // Observaciones especiales  // || Jefe de Administración ( JA) Presidencia del mando de las actividades mercantiles de la empresa Hacerse cargo de las cuestiones relacionadas con la organización, racionalización y trabajo de la oficina Participar en la dirección superior de la empresa, asistiendo a las reuniones del Consejo de administración. Punto 1: JA tiene a sus órdenes todas las secciones mercantiles y es responsable de todas sus funciones JA tiene el derecho y el deber de seguir y controlar el trabajo de todos estos dominios y tiene plena autoridad sobre las secciones mercantiles. Pero debe exponer a la dirección las cuestiones de principios. JA tiene autoridad de presentación para la colocación y para los traslados de los jefes de las secciones mercantiles. JA está autorizado para la colocación de funcionarios mercantiles subordinados, previo acuerdo con el jefe de personal. Las sugerencias de modificaciones del personal se presentan al director. Punto 2: JA debe vigilar que se cumplan las directrices de organización de la empresa. Le corresponde tratar de localizar continuamente los eventuales puntos flacos de la organización, y tomar medidas para su corrección. Lo mismo respecto a los sistemas y métodos en las diferentes oficinas de la empresa. En estos sectores es igualmente incumbencia suya actuar como asesor en las secciones técnicas. Punto 3: JA participa en las reuniones del Consejo de Administración y es uno de los responsables de las decisiones tomadas en las mismas. El inmediato superior de JA es el director. Sus subordinados inmediatos son: el jefe de personal, el jefe de oficinas, el jefe de contabilidad, el jefe de ventas y administrador del material. JA debe tratar de lograr una buena cooperación, en plan de confianza mutua, con los restantes miembros de la empresa, especialmente con los de mando superior. Coordinación: Dirigir, controlar y coordinar las diferentes etapas de la organización mercantil. Tiene además las siguientes tareas: Administración del personal y de oficinas: Preocuparse de las instrucciones para todos los empleos y descripciones de trabajo para las tareas más importantes y vigilar que las mismas se mantengan al día. Vigilar que se empleen métodos convenientes, económicos y tomar iniciativas para las mejoras. Administración económica: Preocuparse de que la sección de contabilidad en todo momento pueda ofrecer a la dirección las informaciones que ésta necesite. Compras y administración del material: Preocuparse de una administración conveniente de las compras. Realizar un control confiable acerca de la adquisición, almacenamiento y consumo de materiales, utensilios… Ventas: Preocuparse de una organización conveniente de ventas y llevar un control de la misma. Coordinar el trabajo de las secciones de ventas y producción. Política de la empresa: Preparar en colaboración con el director las directrices de política de empresa y anunciarlas. Manejo del correo: JA es responsable de que el correo recibido se despache con rapidez y se conteste. La correspondencia normal la firma JA suponiendo que no deje este trabajo a un subordinado inmediato. Los contratos y correspondencia con carácter de compromiso o de principios la firma el director. Aparte de las tareas indicadas en esta instrucción, el director puede encargarle a JA tareas específicas || Ejemplo obtenido de la obra: ¿Quiere usted organizar sui empresa? L.H. Skare La descripción de los puestos a veces está unida gráficamente al organigrama; pero generalmente es objeto de un documento separado. (Como ejemplo) Ejercicio : Describe tu puesto de trabajo: estudiante. ORGANIZACIÓN DE LOS PUESTOS A partir de un nivel superior en que se agrupan los puestos de dirección ( tareas de dirección) sobre todo el conjunto, se agrupan los puestos atendiendo a que sus actividades posean rasgos comunes La empresa queda así subdividida en un primer nivel de áreas parciales ( por ejemplo, compras, fabricación, control de calidad, finanzas, personal…) Estas áreas ( “departamentos” ) pueden subdividirse a su vez: - por actividades ( por ejemplo, en fabricación: talleres mecánicos, de montaje, de tratamientos…) - por objetos ( por ejemplo, sección de fabricación de motores, de carrocerías, de instalaciones eléctricas…) 2.Organización por agrupación “divisional” En esta forma de organización, bajo la dirección de un superior se agrupan puestos según áreas relativamente autónomas. ( áreas de negocios, divisiones…) La agrupación en dichas a Áreas se realiza según el principio de organización por “objetos” por ejemplo, en función de productos, pero, también, según áreas geográficas o según procedimientos de fabricación.. El siguiente nivel de agrupación se suele efectuar atendiendo a “actividades”, es decir, se emplea una organización funcional. En cada una de dichas áreas los asuntos corrientes son conducidos por un jefe o Manager de División, que asume competencias y responsabilidades sobre su área.En general dichas áreas poseen casi todas las funciones típicas de una empresa: compras, fabricación, distribución… El órgano superior puede limitarse a la supervisión y coordinación de la actividad de las distintas áreas, y concentrarse en la planificación estratégica del conjunto, en la elaboración de políticas de personal, innovación…En estas tareas la Dirección se apoya en departamentos staff ( de Investigación y desarrollo, de Recursos Humanos, Financiación…) La razón básica para la elección de este tipo de organización es lograr una mayor especialización en distintos tipos de actividades. Además se busca una clara regulación de las relaciones de subordinación, asignación de competencias y responsabilidades y transparencia en los flujos de comunicación. La “departamentalización” crea problemas de comunicación horizontal. Dificulta el tratamiento de problemas complejos en que se precisa el trabajo Inter.-departamental. Al centrarse en actividades y no en objetos, los departamentos de orden inmediatamente subordinados a la Dirección pierden capacidad de adaptación a las necesidades de los programas de productos o servicios, es decir, caen en la rigidez y les falta flexibilidad. La estricta separación entre Línea y Staff produce tensiones y conflictos “ disfuncionales”. Este tipo de organización puede aplicarse, a pesar de sus deficiencias, en trabajos que emplean tecnologías estables o donde el entorno también es muy estable. SELECCIÓN ** CIENTÍFICA DEL PERSONAL ** Todo el análisis, valoración y síntesis de las tareas tiene un objetivo principal que es el de seleccionar científicamente a los trabajadores.
 * 1) Organización funcional ( línea- staff )
 * 1) Organización por agrupación “divisional”: